Un informe es una exposición de datos, causas y circunstancias documentales sobre alguna materia, lo que le convierte en una herramienta de trabajo muy importante.
Se confecciona con el propósito de transmitir información al objeto de facilitar la gestión o toma de decisiones, en definitiva presentar debidamente enmarcado el asunto en el ámbito elegido.
Como puede desprenderse de lo expuesto, la abundancia y variedad de datos recogidos dotan al informe ciertos matices de confidencialidad que se acentuarán según los casos.
Las
grandes empresas suelen tener un formato preestablecido para este tipo
de documento. En caso contrario, os presentamos un modelo que puede ser
de gran utilidad. De cualquier
manera debe partirse de un diseño/estructura aprobado por quien tenga
competencia al respecto (directivo, departamento de organización y
métodos, responsable de normas y procedimientos, etc).
El
formato nos va a orientar sobre la búsqueda y/o recopilación de
información que deberá incluirse. Además de ayudarnos a decidir la
confección de índices, gráficos, anexos .......
Este informe de compone de:
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Portada: Figura el título del informe (Frase que define el contenido del documento), un subtítulo si procede y la fecha de emisión del documento. La portada debe ser atractiva a los fines que se persiguen.
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Introducción: Breve descripción del tema sobre el que se profundiza en el informe. En su caso, es aquí donde citaremos las fuentes de información.
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Cuerpo: Recoge la pormenorización del asunto, exposición de datos y análisis de los hechos.
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Conclusión: Deducciones que se desprenden de los datos aportados.
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Propuesta (si procede): Si bien no siempre puede considerarse imprescindible, para que un informe sea positivamente eficaz pueden incluirse valoraciones objetivas, proyecciones y las alternativas o soluciones que se proponen.
Características y formato
El informe debe elaborarse teniendo en cuenta que se presentará impreso aunque
es previsible que se adjunte como archivo electrónico al remitirse por
correo electrónico, por tanto resulta útil incorporar el logotipo de la
compañía y tanta información de ésta como se estime conveniente (sede
social, teléfonos, dirección de correo electrónico del emisor etc.).
En cuanto al formato, en este modelo se utiliza el tipo de letra Arial (tamaño 16 para el título, 14 para el subtítulo, 12 para el índice y los títulos de cada uno de los epígrafes y 11 para el texto.
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